Jednostka Centralna

Wyciąg z procedury PJC_06 "Rozpatrywanie skarg i odwołań"

1. CEL

Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego, rzetelnego i obiektywnego postępowania, przy rozpatrywaniu odwołań od decyzji kierownika jednostki certyfikującej lub skarg dotyczących działalności jednostki certyfikującej, złożonych przez wnioskujących o certyfikację lub posiadaczy certyfikatów.

2. ZAKRES STOSOWANIA

Procedurę stosuje się na każdym etapie procesu certyfikacji w sytuacji, gdy wnioskujący lub posiadacz certyfikatu ma zastrzeżenia co do prawidłowości prowadzenia procesu certyfikacji i/lub nie zgadza się z decyzją kierownika jednostki certyfikującej. Procedurę stosuje się również do działań jednostki certyfikującej o charakterze inspekcyjnym.

3. DOKUMENTY ZWIĄZANE

3.1 PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 „Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi”

3.2 PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 – "Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji“

3.3 PN-EN ISO-IEC 17020:2012 Ocena zgodności - "Ogólne kryteria działania różnych rodziajów przeprowadzających inspekcję"

4. SPOSÓB POSTĘPOWANIA

4.1 Postanowienia ogólne

4.1.1 Po otrzymaniu skargi lub odwołania jednostka certyfikująca potwierdza czy skarga lub odwołanie odnosi się do działalności certyfikującej, za którą jest odpowiedzialna. Jeśli tak, jednostka przystępuje odpowiednio do czynności opisanych w pkt. 4.2 niniejszej procedury.

4.1.2 Decyzja rozstrzygająca skargę lub odwołanie jest podejmowana lub poddana przeglądowi i zatwierdzana przez osobę niezaangażowaną w działania certyfikacyjne związane ze skargą lub odwołaniem.

4.1.3 W celu zapewnienia braku konfliktu interesów jednostka certyfikująca zapewnia, że personel zaangażowany w czynności związane z rozwiązywaniem kwestii odwołań i skarg nie świadczył konsultacji lub nie był zatrudniony przez klienta składającego odwołanie lub skargę przynajmniej przez okres dwóch lat przed datą jego wpłynięcia.

4.2 Skargi i odwołania

4.2.1 Jednostka certyfikująca przyjmuje i rozpatruje każdą skargę, dotyczącą sposobu działania jednostki, związanego z prowadzeniem procesów certyfikacji i/lub działań o charakterze inspekcyjnym, złożoną przez wnioskującego o przeprowadzenie certyfikacji lub przez posiadacza certyfikatu w dowolnej formie (pisemnej, ustnej, listu elektronicznego).

W terminie 30 dni od daty wydania decyzji jednostka certyfikująca przyjmuje i rozpatruje każde odwołanie, dotyczące podjętej decyzji, złożone przez wnioskującego o przeprowadzenie certyfikacji lub przez posiadacza certyfikatu. W terminie 30 dni od daty wydania sprawozdania z inspekcji jednostka przyjmuje i rozpatruje również odwołania związane z działalnością o charakterze inspekcyjnym.

Skargi lub odwołania – w formie pisemnej – wpływają do kierownika jednostki certyfikującej i są przez niego wpisywane do rejestru odwołań od decyzji, według wzoru podanego odpowiednio w Załączniku nr 2 lub Załączniku nr 1 do niniejszej procedury. Następnie odwołanie wraz ze wszelkimi niezbędnymi dotyczącymi go informacjami kierowane jest bezpośrednio do Dyrektora IEN-PIB w celu rozpatrzenia.

4.2.2 Po zasięgnięciu opinii Pełnomocnika Dyrektora ds. Jakości oraz uzyskaniu wyjaśnień dotyczących przyczyn i zasadności skargi lub odwołania – Dyrektor IEN-PIB podejmuje decyzję o uznaniu lub nie uznaniu skargi lub odwołania, którą przekazuje na piśmie wnioskującemu w terminie 14 dni od daty wpłynięcia skargi lub odwołania do jednostki certyfikującej IEN-PIB, o ile nie występują okoliczności szczególne, uniemożliwiające dotrzymania tego terminu.

4.2.3 W przypadku nie uznania przez Dyrektora IEN-PIB skargi lub odwołania, klient składający odwołanie może wystąpić na drogę sądową, o czym jest informowany w tym samym piśmie, w którym przekazywana jest decyzja Dyrektora IEN-PIB o nie uznaniu skargi lub odwołania.

4.2.4 W przypadku uznania skargi lub odwołania za uzasadnione kierownik jednostki certyfikującej inicjuje odpowiednie działania korygujące i zapobiegawcze według Procedury PJC_13 „Działania korygujące i zapobiegawcze” oraz – w uzgodnieniu z Dyrektorem IEN-PIB – podejmuje działania mające na celu usatysfakcjonowanie osoby lub jednostki organizacyjnej składającej skargę lub odwołanie. Mogą one dotyczyć, np. wniesienia odpowiednich poprawek lub uzupełnień do dokumentów, aktualizacji publikacji itp.

4.3 Dokumenty dotyczące skarg i odwołań

4.3.1 Dokumenty dotyczące odwołań od decyzji kierownika jednostki certyfikującej są dołączane odpowiednio do:

dokumentacji wniosku o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu,
dokumentacji nadzorowanego certyfikatu,
dokumentacji związanej z działalnością o charakterze inspekcyjnym.

4.3.2 Dokumenty dotyczące skarg są przechowywane w odrębnym zbiorze pod nazwą „Skargi”

5. OSOBY ODPOWIEDZIALNE

Za rozpatrywanie skargi i odwołań odpowiedzialny jest Dyrektor Instytutu Energetyki - Państwowego Instytutu Badawczego.

PRZEPISY PRAWNE

Ustawa o systemie oceny zgodności z dnia 30 sierpnia 2002 r. Dz.U.2002 nr 166 poz.1360 z późn. zm.

Prawo energetyczne ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. Dz.U. 1997 nr 54 poz. 348

Ustawa o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku z dnia 13 kwietnia 2016 r. Dz.U. 2016 poz. 542 z późn. zm.

PRZEPISY NORMATYWNE

Zgodność oceny z natępującymi dokumentami:

Norma PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 „Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi.”

Norma PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 „Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji.”

Punkty 6 i 7 normy PN-EN ISO/IEC 17020:2012 „Ocena zgodności - Ogólne kryteria działania różnych rodzajów jednostek przeprowadzających inspekcję”.

Niezależność oceny

Ocena jednostki certyfikującej - strony trzeciej - niezależnej od producenta i odbiorcy
Komplementarność oceny
Ocena wyrobu jak i jego producenta/dostawcy
Międzynarodowa identyfikowalność
Polskie Centrum Akredytacji jest członkiem międzynarodowych organizacji EA i IAF
Dokument użyteczny w postępowaniach przetargowych
Porównanie wyrobów ocenionych według jednolitych standardów przez akredytowaną jednostkę certyfikującą.

Jednostka Certyfikująca działająca w Instytucie Energetyki - Państwowym Instytucie Badawczym, będącym instytutem badawczym, w zakresie tworzenia gromadzenia, wykorzystywania i rozpowszechniania wiedzy przydatnej dla rozwoju i doskonalenia krajowej elektroenergetyki i rozmaitych organizacji dla niej pracujących lub z nią współdziałających, krajowych i zagranicznych:

a) realizuje zadania Instytutu w zakresie certyfikacji wyrobów objętych zakresem akredytacji PCA, poprzez działanie zgodnie z międzynarodową normą PN-EN ISO/IEC 17065, na terenie Polski oraz krajów, przede wszystkim tych, które są sygnatariuszami wielostronnych porozumień dotyczących akredytacji,

b) odpowiada za wysoki poziom kompetentnej i wiarygodnej oceny certyfikowanych wyrobów, dbając o zapewnienie wiarygodności Instytutu,

c) przyczynia się do wprowadzania wyrobów elektrotechnicznych na rynki zarówno polski jak i międzynarodowe.

Jako podstawowe cele dotyczące jakości Jednostka Certyfikacyjna stawia sobie za zadanie:

a) zapewnienie najwyższej jakości usług dla elektroenergetyki, świadczonych odpowiedzialnie i profesjonalnie, zarówno na rynku polskim, jak i międzynarodowym,

b) zdobycie i utrzymanie uznania przez klientów, partnerska współpraca oraz stały rozwój.

Realizacja przez jednostkę certyfikującą Instytutu Energetyki powyższych celów dotyczących jakości, jest zapewniona przez:

a) stosowanie i utrzymywanie systemu zarządzania, zgodnego z wymaganiami międzynarodowej normy PN EN ISO/IEC 17065, procedur oraz polityk i zasad opisanych w Księdze Jakości,

b) zapewnienie niezależności, bezstronności i rzetelności na wszystkich etapach procesu certyfikacji,

c) dobór kompetentnego personelu o odpowiednim wykształceniu, doświadczeniu i praktycznych umiejętnościach oraz zapewnienie możliwości i środków do systematycznego utrwalania i podnoszenia kwalifikacji tego personelu,

d) zapewnienie adekwatnych zasobów do realizacji zadań,

e) zapewnienie poufności wszystkich informacji uzyskiwanych od klientów w czasie badań i procesie certyfikacji,

f) nie uleganie naciskom komercyjnym, finansowym i innym, które mogłyby zagrażać bezstronności.

Ocena realizacji celów polityki jakości jest zapewniana przez:

a) okresowe audyty wewnętrzne oraz przeglądy zarządzania,

b) okresowe posiedzenia Rady Nadzorującej System Certyfikacji jako mechanizmu chroniącego bezstronność prowadzonymi procesami certyfikacji wyrobów,

c) zbieranie opinii klientów dotyczących współpracy z Jednostką Certyfikującą,

d) bieżącą aktualizację analizy ryzyka konfliktu interesów i zagrożeń bezstronności.

W poczuciu odpowiedzialności za politykę jakości deklarujemy, w imieniu własnym i podległych nam pracowników, że personel Jednostki Certyfikującej zna i stosuje politykę jakości oraz wymagania zawarte w dokumentacji systemu zarządzania.

Odstępstwa od deklarowanej polityki jakości nie przewiduje się.

mgr inż. Dariusz Zienkiewicz prof. dr hab. inż. Jakub Kupecki

Kierownik Zespołu ds. Certyfikacji i Inspekcji Dyrektor Instytutu Energetyki - Państwowego Instytutu Badawczego

Warszawa, dnia 03 stycznia 2024 r.

Czym jest Zespół ds. Certyfikacji i Inspekcji?

Zespół ds. Certyfikacji i Inspekcji działa na polskim rynku energetycznym od 1969 roku dostarczając usługi certyfikacyjne w zakresie oceny zgodności z dokumentami normatywnymi wyrobów elektroenergetycznych, w strukturze Jednostki Certyfikującej.

W Zespole funkcjonują dwie jednostki oceniające zgodność, akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji (PCA):

Jednostka Certyfikująca, Nr AC 117, od 04.02.2005 r.
Jednostka Inspekcyjna typu A, Nr AK 037, od 17.12.2021 r.

Obie jednostki oceniające zgodność występują jako strona trzecia, są bezstronne i niezależne od stron zainteresowanych.

Czym się zajmuje Zespół ds. Certyfikacji i Inspekcji?

Zespół ds. Certyfikacji i Inspekcji prowadzi oceny zgodności w dziedzinie wyrobów do zastosowania w elektroenergetyce, które obejmują takie wyroby jak: przekładniki, kable i przewody elektroenergetyczne, izolatory, osprzęt elektryczny (w tym: bezpieczniki i wkładki bezpiecznikowe), aparatura łączeniowa i sterownicza niskonapięciowa i wysokonapięciowa, transformatory i dławiki, urządzenia do elektroenergetycznych sieci przesyłowych i rozdzielczych (w tym: przewody elektroenergetyczne w osłonie do linii napowietrznych oraz osprzęt do nich – ograniczniki przepięć).

Działalność certyfikacyjna oraz inspekcyjna jest prowadzona na terenie Polski oraz innych krajów. Oceny zgodności realizuje się wg dokumentów normatywnych PN, CENELEC, IEC, ANSI/IEEE oraz międzynarodowych koncernów energetycznych (ENEL, ENEDIS).


Zobacz usługi w zakresie certyfikacji	Zobacz usługi w zakresie inspekcji

Dlaczego warto skorzystać z naszych usług?

Certyfikaty zgodności wydawane przez Jednostkę Certyfikującą IEN-PIB są szeroko uznawane zarówno w Europie, jak i na całym świecie dzięki porozumieniom w ramach międzynarodowych organizacji IAF MLA oraz EA MLA. Dzięki nadzorom przedstawicieli akredytowanej Jednostki Inspekcyjnej, badania są uznawane jako akredytowane w procesach oceny zgodności wyrobów w Europie i na świecie, co jest możliwe dzięki porozumieniom ILAC MRA i EA MLA dotyczącym wzajemnego uznawania wyników badań.

Obie jednostki - certyfikacyjna i inspekcyjna - funkcjonują zgodnie z systemami zarządzania opartymi na odpowiednich normach: PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi oraz PN-EN ISO/IEC 17020:2012 dla jednostek przeprowadzających inspekcje.

Pracownicy Zespołu aktywnie uczestniczą w tworzeniu norm i dokumentów normalizacyjnych poprzez działalność w licznych Komitetach Technicznych Polskiego Komitetu Normalizacyjnego (PKN). Ponadto, są zaangażowani w prace Polskiego Komitetu Wielkich Sieci Elektrycznych – CIGRE oraz Polskiego Komitetu Ochrony Odgromowej.